Nam je uspelo. Pri izvedbi skupnega javnega naročila za 2 Osnovni šoli in vrtec na območju ene od občin smo oddali:
- 10% EKO živil za vsak sklop,
- prihranili 24% glede na cene iz predhodnega okvirnega sporazuma,
- dobili lokalne dobavitelje.
Seznanili bi vas radi s pozitivno izkušnjo in primerom dobre prakse pri izvedbi skupnega javnega naročila vseh prehrambnih izdelkov, ki jih pri zagotavljanju uravnoteženih in zdravih obrokov potrebujejo osnovne šole in vrtci.
Naš izziv je bil sledeč:
Dve manjši osnovni šoli in vrtec na teritoriju ene od občin, ki so do sedaj naročali ločeno in se soočali s težavam zaradi majhnih količin, zaradi česar so dobavitelji pogojevali dobave na določene dneve oz. za manjše dobave želeli dodatne obračune. Prav tako je bil izziv združitev sortimana živil za osnovni šoli in vrtec.
Kako smo začeli?
Najprej smo prisluhnili ekonomom, ki v osnovnih šolah in vrtcu vodijo nabavo naročil. Zaupali so nam težave, katerih cilj je bil, da se jih preseže. Sledil je strokovni dialog z vsemi potencialnimi ponudniki/dobavitelji, predvsem z lokalnega okolja. Za pomoč smo prosili lokalno razvojno agencijo, ki je izvrstno opravila svoje delo. Na dialogu smo se seznanili s tem kaj lokalno okolje nudi in kje so omejitve.
Prvi izziv vezan na majhne nabavne količine je bil relativno lahko rešljiv. Prosili smo za nabavne potrebe vseh zavodov, jih oblikovali v smiselne skope, združili količine, a pazili na različnosti, ki so vezane na drugačne zahteve vrtca. Pri oblikovanju sklopov je bilo potrebno paziti tudi na omejitve glede količin in sortimana lokalnih dobaviteljev.
Drug izziv je bil kako oblikovati enostavno razpisno dokumentacijo, da se bodo prijavili tudi manjši ponudniki in da bi dobili čim širši nabor ponudnikov.
Tretji izziv je bil kako oblikovati protokol glede nadaljnjih nabav po tem, ko so okvirni sporazumi z usposobljenimi ponudniki že sklenjeni. Imamo namreč 3 subjekte, ko so sedaj naročali ločeno, prav tako pa je bil cilj poenostaviti naročanje, ki je sedaj ekonomom vzelo veliko časa.
Kaj so rezultati?
Veseli smo, da smo uspeli za večino sklopov že v prvem krogu pridobiti 10% EKO živil za vsak sklop, kar pomeni, da se je stopnja kvalitete živil povišala.
Glede na finančne omejitve zavodov pa smo ponosni, da kljub dvigu kvalitete s tem nismo posegli v zagotavljanje potrebnih količin. Ravno nasprotno, glede na cene po katerih so zavodi po posameznih skopih naročali sedaj, smo te znižali povprečno za 24%, kar na letni ravni znaša več kot 68.000 EUR (ta in vsi v nadaljevanju navedeni zneski so brez DDV), v štirih letih, za kolikor se sklepa okvirni sporazum pa predvidoma kar več kot 244.000 EUR. Navedeno pripisujemo tudi združitvi zavodov v skupno naročilo in večje nabavne količine, ki jih prinaša ta združitev.
Kaj pa izločeni sklopi?
Hkrati smo pri oblikovanju naročila upoštevali ti. načelo kratkih nabavnih verig, uveljavili pa smo ga prek izjeme iz petega odstavka 73. člena, na podlagi katere je mogoče nekatere sklope (v vrednosti največ 20% skupne ocenjene vrednosti javnega naročila oz. največ 80.000 EUR) izločiti in jih oddati brez uporabe postopkov iz zakona. Živila iz teh, »izločenih« sklopov, bodo naročniki naročali neposredno pri lokalnih dobaviteljih.
Skupno naročilo in poročanje?
Gospodarnost in učinkovitost ravnanja vseh treh naročnikov, ki so se povezali v okviru skupnega javnega naročanja, se izkazuje z vsaj trikratnim zmanjšanjem vseh postopkov javnih naročil. Do sedaj so jih vodili vsak ločeno, torej je vsak ekonom posameznega zavoda sam ali s pomočjo zunanjih svetovalcev ločeno izvajal naročila. Sedaj pa smo že v fazi primarnega javnega naročila izvedli zgolj eno javno naročilo namesto treh, nadalje pa se bo takšno ravnanje pojavljajo ob vsakokratnem odpiranju konkurence na podlagi okvirnega sporazuma. To hkrati pomeni tudi lažje poročanje o oddanih javnih naročilih.
V kolikor lahko z našim znanjem in izkušnjami pomagamo tudi vam, smo vam na voljo na spodnjih kontaktih.
